Certaines entreprises mettent à la disposition de certains de leurs salariés un véhicule d’entreprise, de manière permanente : constitutif d’un élément de rémunération, cet ‘avantage en nature’ est normalement soumis aux cotisations sociales. Sur quelle base ?

Avantage en nature « véhicule » : de quoi s’agit-il ?

Utilisation privée d’un véhicule d’entreprise. L’avantage en nature est caractérisé par l’utilisation privée d’un véhicule d’entreprise mis à la disposition permanente d’un salarié ou d’un dirigeant. C’est bien parce que ce véhicule, qui n’appartient pas au salarié bénéficiaire, est utilisé à des fins autres que professionnelles que l’avantage en nature est constitué.

Véhicule de fonction ou véhicule de service ? La mise à disposition permanente suppose qu’en qualité d’utilisateur dudit véhicule, le salarié ne soit pas obligé de le restituer en dehors du temps de travail et qu’il peut l’utiliser pour ses déplacements strictement privés. Le cas est différent si le véhicule est restitué lors de chaque repos hebdomadaire ou pendant la période des congés : on parle alors de « véhicule de service ». Vous pouvez, ici, ne pas tenir compte d’un avantage en nature, l’administration considérant qu’il pouvait être négligé lorsque l’utilisation de la voiture pendant la semaine pour les trajets domicile – lieu de travail constitue le simple prolongement des déplacements professionnels.

          Le saviez-vous ?

La mise à disposition permanente du véhicule assortie d’une interdiction expresse d’utiliser ce véhicule en dehors du temps de travail est de nature à justifier l’absence d’un avantage en nature pendant la période correspondante. Attention, toutefois : l’administration s’assurera, en cas de contrôle, que cette interdiction est bien réelle et effectivement respectée par le salarié concerné (conservez les notes de service rédigées à ce sujet).

Exemple. Un concessionnaire automobile, qui met à disposition de ses commerciaux et dirigeants les voitures de démonstration ainsi qu’une pompe à essence, octroie à ses salariés un avantage en nature pour lequel il doit payer des cotisations sociales.

A noter. Il faut préciser que la mise à disposition d’un véhicule pour l’usage privé d’un salarié ne peut pas être supprimée, sauf stipulation contraire, pendant une période de suspension du contrat de travail. C’est ainsi, par exemple, que vous devez maintenir le véhicule de fonction d’un salarié absent pour cause de maladie. Vous pouvez toutefois prévoir, contractuellement, que ce véhicule puisse être restitué, afin d’être mis à la disposition du salarié remplaçant le cas échéant (encore faut-il que vous établissiez la nécessité d’affecter ce véhicule au salarié remplaçant).

Attention. La suppression unilatérale (sans l’accord du salarié) d’un véhicule de fonction peut justifier une prise d’acte de la rupture du contrat de travail aux torts de l’employeur.

Le saviez-vous ?

Si le salarié, bénéficiaire d’un avantage en nature « véhicule » commet une infraction routière, vous pourrez être tenu de dénoncer ce salarié au risque d’avoir à payer vous-même une amende.

Avantage en nature « véhicule » : quelle évaluation ?

L’importance de l’évaluation. L’évaluation de cet avantage en nature est importante, dans la mesure où elle va servir de base, non seulement pour le calcul de la rémunération de vos salariés, bénéficiaires de l’avantage, et des cotisations sociales correspondantes, mais aussi pour le calcul de l’impôt sur le revenu dû à raison de cet avantage.

2 possibilités pour les salariés. Quel que soit le niveau de la rémunération du bénéficiaire, les règles d’évaluation applicables en matière sociale le sont également en matière fiscale : l’avantage en nature est évalué, au choix de l’employeur, soit sur la base des dépenses réellement engagées, soit sur la base d’un forfait.

Tenir compte des dépenses réelles ? Il faut distinguer selon que le véhicule appartient à l’entreprise ou est loué par elle :

si le véhicule est acheté par l’entreprise, l’évaluation devra tenir compte de l’amortissement (10 % du prix TTC si le véhicule a plus de 5 ans, 20 % du prix TTC si le véhicule a moins de 5 ans), des frais d’entretien, d’assurance et, le cas échéant, des frais de carburant ;si le véhicule est loué par l’entreprise, l’évaluation devra tenir compte du coût global annuel TTC de la location, des frais d’entretien, d’assurance et, le cas échéant, des frais de carburant ;dans les deux cas, la valeur de l’avantage en nature s’obtient en appliquant au total ainsi obtenu le rapport existant entre le kilométrage parcouru à titre privé et le kilométrage total.

Et pour un véhicule électrique ? Pour un véhicule fonctionnant exclusivement à l’énergie électrique mis à disposition sur une période comprise entre le 1er janvier 2020 et le 31 décembre 2022, les dépenses prises en compte pour calculer l’avantage en nature :

ne tiendront pas compte des frais d’électricité engagés par l’employeur pour la recharge du véhicule ;seront évaluées après application d’un abattement de 50 % dans la limite de 1 800 € par an.

Concernant la borne de recharge. Pour un véhicule électrique mis à disposition d’un salarié pour une période comprise entre le 1er janvier 2019 et le 31 décembre 2022, l’avantage en nature résultant de l’utilisation d’une borne de recharge à des fins non-professionnelles est évalué à hauteur d’un montant nul. Concrètement, cela signifie qu’aucune cotisation sociale n’est due sur cet avantage.

Et pour un véhicule prêté ? En cas de mise à disposition par l’employeur d’un véhicule prêté au salarié, dans le cadre d’un partenariat entre le constructeur automobile et l’entreprise ou bien dans le cadre d’un sponsoring, l’employeur doit évaluer un avantage en nature constitué uniquement par l’utilisation du véhicule à titre privé. Cette évaluation doit être basée sur le prix de référence du véhicule.

Précisions… Lorsque l’avantage en nature est calculé sur une base forfaitaire, l’employeur qui loue un véhicule électrique, avec ou sans option d’achat, doit évaluer cet avantage sur la base de 30 % du coût global annuel. Notez que depuis le 25 juin 2021, ce coût doit comprendre la location, l’entretien et l’assurance du véhicule, mais pas les frais d’électricité, le cas échéant.

Opter pour un forfait ? Il faut, là encore, distinguer selon que le véhicule appartient à l’entreprise ou est loué par elle :

si le véhicule est acheté par l’entreprise, l’évaluation est égale à 9 % du coût d’achat TTC du véhicule (6 % si le véhicule a plus de 5 ans) ;si le véhicule est loué par l’entreprise, l’évaluation est égale à 30 % du coût annuel TTC comprenant la location, l’entretien et l’assurance ;si l’entreprise prend en charge le carburant, l’évaluation doit en tenir compte : soit vous retenez le montant réel, soit vous majorez les forfaits qui sont alors portés à 12 % ou 9 % du coût d’achat TTC dans l’hypothèse où le véhicule est acheté par l’entreprise, à 40 % du coût TTC de la location si le véhicule est loué par l’entreprise ;dans les deux cas, ce forfait annuel doit être ajusté au prorata du nombre de mois au cours desquels le véhicule a effectivement été mis à la disposition du salarié.

Et en cas de redevance ? Notez que lorsqu’un salarié verse une redevance au titre de cet avantage dont le montant est inférieur à sa valeur (forfaitaire ou réelle), l’avantage en nature doit impérativement être évalué par la différence entre ces deux valeurs. A défaut, il n’y a pas d’avantage en nature.

En cas d’achat du véhicule à l’issue de sa location… Depuis le 25 juin 2021, l’administration sociale précise qu’en cas d’achat du véhicule par l’employeur à l’issue de sa location (ou dans le cadre d’une location avec option d’achat), la valeur à prendre en compte pour procéder à l’évaluation de l’avantage en nature correspond à la valeur d’achat du véhicule réglée par le loueur ou le crédit-bailleur.

Le saviez-vous ?

Si l’entreprise bénéficie, au moment de l’achat du véhicule, d’une remise correspondant à la reprise d’un ancien véhicule par le concessionnaire, le prix d’achat à retenir pour évaluer l’avantage en nature s’entend du prix avant déduction de la remise.

Cas particulier des constructeurs et concessionnaires automobiles. Lorsque l’employeur est un constructeur automobile, un concessionnaire ou encore un agent de marques, qu’il met ses véhicules à la disposition permanente de ses salariés et qu’il opte pour l’évaluation au réel, l’avantage en nature est déterminé en prenant en compte, le cas échéant, le rabais dont aurait bénéficié le salarié si l’entreprise lui avait vendu un de ses véhicules.

Donc. Le montant de l’avantage en nature est alors calculé en enlevant du prix public TTC (toutes taxes comprises) pratiqué par l’employeur le montant du rabais consenti à ses salariés lorsqu’il vend ses véhicules, dans la limite de 30 %.

En cas d’évaluation forfaitaire. L’administration sociale est venue étendre cette méthode de calcul pour l’évaluation forfaitaire de cet avantage en nature.

          Le saviez-vous ?

Dans le cadre des trajets domicile-lieu de travail, vous avez la possibilité de mettre à disposition permanente de vos salarié une flotte de vélo, pour une utilisation privée qui constitue alors un avantage en nature. Cependant, la valeur des frais générés par cette mise à disposition (achat, frais d’installation, d’entretien) ne sera pas retenue comme avantage en nature dans un objectif de tolérance et de simplification.

A retenir

Vous disposez d’un choix : soit vous évaluez l’avantage en nature lié à l’utilisation privée du véhicule d’entreprise en tenant compte des dépenses réelles (amortissement, entretien, assurance, etc.), soit vous optez pour l’évaluation forfaitaire (qui varie selon l’âge du véhicule).

J’ai entendu dire

Il arrive que l’entreprise demande au salarié une contribution financière. Peut-elle en tenir compte pour l’évaluation de l’avantage en nature ?

Pour le calcul de l’avantage en nature, il faut effectivement tenir compte de cette contribution : dans ce cas, l’avantage est égal à la différence entre le forfait ou la valeur réelle retenu pour son calcul et la contribution versée par le bénéficiaire. Bien entendu, si cette contribution est supérieure au montant forfaitaire ou réel de l’avantage ainsi évalué, il ne saurait y avoir d’avantage en nature.

Sources

Loi n° 2016-1547 du 18 novembre 2016 de modernisation de la justice du XXIème siècle, article 34 (obligation de dénonciation de certaines infractions)Arrêté du 10 décembre 2002 relatif à l’évaluation des avantages en nature en vue du calcul des cotisations de sécurité socialeArrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité socialeArrêté du 21 mai 2019 modifiant l’article 3 de l’arrêté du 10 décembre 2002 relatif à l’évaluation des avantages en nature en vue du calcul des cotisations de sécurité sociale en ce qu’il concerne la mise à disposition de véhicules électriques par l’employeurCirculaire DSS/SDFSS/5B n° 2003-06 du 6 janvier 2003 résumant le contenu de la réforme de l’arrêté du 10 décembre 2002 relatif à l’évaluation des avantages en nature en vue du calcul des cotisations de sécurité sociale et de l’arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité socialeCirculaire DSS/SDFSS/5B n° 2005-389 du 19 août 2005 relative à la publication des quatre questions-réponses concernant la mise en œuvre de la réforme et de la réglementation des avantages en nature et des frais professionnels introduite par les arrêtés des 10 et 20 décembre 2002 modifiés et la circulaire du 7 janvier 2003 modifiéeBulletin Officiel de la Sécurité Sociale : Avantages en nature et frais professionnels > Avantages en nature, § n°560 et suivantsBOFiP-Impôts (BOI-RSA-BASE-20-20)Réponse ministérielle MARIANI du 9 décembre 2004, n° 11067 (Sénat)Arrêt de la Cour de cassation, chambre sociale, du 24 mars 2010, n° 08-43996 (restitution et période de suspension du contrat de travail)Arrêt de la Cour de cassation, chambre sociale, du 2 avril 2014, n° 13-10569 (restitution véhicule pendant un arrêt-maladie et affectation au salarié remplaçant)Arrêt de la Cour de cassation, chambre sociale, du 16 décembre 2015, n° 14-19794 (suppression véhicule de fonction et prise d’acte de la rupture du contrat)Arrêt de la Cour de cassation, 2ème chambre civile, du 15 juin 2017, n° 16-13855 (mise à disposition de véhicules de démonstration et avantage en nature)

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