L’entreprise peut-elle prendre en charge le logement d’un salarié ? Dans l’affirmative, cette prise en charge constitue-t-elle un avantage ? Est-il imposable et soumis aux cotisations sociales ? Sur quelle base ?

Une prise en charge possible…

Peu fréquent, mais possible… Il est tout à fait possible, pour l’entreprise, de prendre en charge le logement d’un salarié. Il ne s’agit pas, ici, des frais d’hôtels que vos salariés peuvent engager dans le cadre d’un déplacement professionnel et qui font l’objet d’un remboursement sur la base des factures présentées, mais bien d’une prise en charge du logement personnel.

Un avantage en nature… Si l’entreprise prend cette dépense ou une partie à sa charge, cette prise en charge constituera un avantage en nature ou en argent (selon les modalités de prise en charge) : il pourra s’agir pour l’entreprise, propriétaire ou locataire d’un logement, de le mettre gratuitement à la disposition d’un salarié ; il pourra aussi s’agir d’une prise en charge du loyer, en tout ou partie.

          Le saviez-vous ?

Dans le cadre de certaines activités professionnelles, il peut arriver que des salariés soient tenus de loger dans les locaux dans lesquels ils exercent leur fonction (on pense ici notamment au personnel de sécurité).

Dans cette hypothèse, au titre de ce logement pris en charge par l’entreprise, le bénéficiaire est tout de même titulaire d’un avantage en nature, mais cet avantage est diminué d’un abattement de 30 %. Quant aux éventuels avantages accessoires, ils sont pris en compte pour leur valeur réelle (eau, électricité, chauffage, gaz, etc.).

Des conséquences. L’employeur doit veiller à faire cesser les nuisances sonores subies par le gardien d’immeuble qui travaille et vit dans l’immeuble au risque de manquer à son obligation de sécurité (et d’avoir à indemniser le salarié). Il n’est, en revanche, pas responsable d’un harcèlement qu’exercerait une locataire sur le gardien de l’immeuble, celle-ci n’ayant aucune autorité de fait sur le salarié.

Un avantage à évaluer…

L’importance de l’évaluation. L’évaluation de cet avantage en nature est importante à deux titres : d’une part, intégrée à la rémunération du bénéficiaire, elle servira au calcul des cotisations sociales correspondantes ; d’autre part, s’agissant d’un avantage imposable, elle servira au calcul de l’impôt dû par le salarié bénéficiaire.

2 possibilités. Une entreprise qui fournit gratuitement le logement dispose d’un choix pour évaluer l’avantage en nature résultant de cette situation : soit vous optez pour une évaluation forfaitaire, soit vous optez pour une évaluation basée sur la valeur locative utilisée pour le calcul de la taxe d’habitation à laquelle il faut ajouter la valeur réelle de certains frais accessoires (eau, gaz, électricité, etc.).

Evaluation forfaitaire. Cette évaluation se présente sous la forme d’un barème mensuel dont les tarifs sont modulés en fonction de la rémunération des bénéficiaires (prendre en compte le salaire brut mensuel avant incorporation des avantages en nature) et du nombre de pièces principales du logement, ce forfait comprenant, en outre, les avantages accessoires suivants : eau, gaz, électricité, chauffage et garage. Les tarifs sont indexés sur l’évolution des prix hors tabac.

        •  Pour en savoir plus, consultez le barème forfaitaire

Evaluation en fonction de la valeur locative. Vous pouvez également opter pour une évaluation basée sur la valeur locative servant à l’établissement de la taxe d’habitation, l’évaluation ne tenant compte, le cas échéant, que des locaux effectivement utilisés par le bénéficiaire à titre privé. Dans l’hypothèse où l’administration fiscale n’est pas en mesure de vous fournir cette valeur locative, vous devez pouvoir estimer l’avantage en nature par rapport à la valeur locative réelle du logement déterminée à partir du montant des loyers pratiqués dans la commune pour un logement similaire. A la valeur connue ou déterminée, vous devez ajouter les éventuelles charges accessoires prises en charge par l’entreprise pour leur valeur réelle (eau, gaz, électricité, chauffage, etc.).

          Le saviez-vous ?

Vous avez la possibilité de réviser en fin d’exercice l’option choisie, entre le forfait ou l’évaluation selon la valeur locative, pour l’année écoulée, salarié par salarié.

Dans les deux cas… Si le salarié verse une redevance ou un loyer à l’entreprise, il faut en tenir compte dans l’évaluation de l’avantage en nature (qui sera alors égal à la différence entre la valeur locative ou le forfait et le montant de la redevance versée). Si ce loyer est supérieur à la valeur locative ou au forfait, il n’y a pas d’avantage en nature. Par ailleurs, si l’entreprise prend en charge d’autres frais (prime d’assurance, taxe d’habitation, etc.), vous devez tenir compte d’un avantage en espèces imposable et soumis aux cotisations sociales.

Le saviez-vous ?

Dans certaines situations, il peut arriver qu’un salarié soit temporairement rémunéré au moyen de ce seul avantage en nature logement. C’est le cas, par exemple, lorsqu’un salarié bénéficiant d’un avantage en nature logement voit son contrat de travail suspendu sans aucun autre maintien de salaire.

Prise en charge d’un loyer. Lorsque l’entreprise prend directement en charge le loyer, l’avantage en résultant, qui s’analyse comme un avantage en espèces, sera soumis cotisations sociales et à l’impôt sur la base de l’ensemble des sommes ainsi prises en charges pour le compte du bénéficiaire.

A retenir

Si l’entreprise prend en charge le logement d’un salarié, l’avantage en nature correspondant sera soumis à l’impôt sur le revenu, à son niveau, ainsi qu’aux cotisations sociales. Il sera évalué, en principe, sur la base des dépenses réelles (à partir de la valeur locative du logement).

J’ai entendu dire

L’entreprise prend en charge les frais d’hébergement des salariés en déplacement. S’agit-il d’un avantage en nature ?

La prise en charge directe des frais d’hôtels ou le remboursement sur justificatifs des notes d’hôtels ne constituent pas, dans cette hypothèse, un avantage en nature, s’agissant de dépenses engagées dans le cadre de l’activité professionnelle, mais de frais professionnels. Ce remboursement ou cette prise en charge n’est donc pas imposable et n’est pas soumis aux cotisations sociales.

Sources

Arrêté du 10 décembre 2002 relatif à l’évaluation des avantages en nature en vue du calcul des cotisations de sécurité socialeArrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité socialeCirculaire DSS/SDFSS/5B n° 2003-06 du 6 janvier 2003 résumant le contenu de la réforme de l’arrêté du 10 décembre 2002 relatif à l’évaluation des avantages en nature en vue du calcul des cotisations de sécurité sociale et de l’arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité socialeCirculaire DSS/SDFSS/5B n° 2003-07 du 7 janvier 2003 relative à la mise en œuvre de l’arrêté du 10 décembre 2002 relatif à l’évaluation des avantages en nature en vue du calcul des cotisations de sécurité sociale et de l’arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité socialeCirculaire DSS/SDFSS/5B n° 2005-389 du 19 août 2005 relative à la publication des quatre questions-réponses concernant la mise en oeuvre de la réforme et de la réglementation des avantages en nature et des frais professionnels introduite par les arrêtés des 10 et 20 décembre 2002 modifiés et la circulaire du 7 janvier 2003 modifiéeBulletin Officiel de la Sécurité Sociale (BOSS), Avantages en nature, §310 (avantage en nature logement et suspension de contrat de travail)BOFiP-Impôts (BOI-RSA-BASE-20-20)Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 27 juin 2018, n° 16-22622 (obligation de sécurité et logement de fonction)Réponse ministérielle Jerretie du 26 avril 2022, Assemblée nationale, n°12401 (avantage en nature logement non déductible de l’IR au titre des frais réels)