En tant qu’employeur, vous êtes tenu d’une obligation déclarative des rémunérations versées à vos salariés. C’est sur la base de ces déclarations que seront évaluées les cotisations sociales, notamment. Ces déclarations sont toutes effectuées via la DSN. Quelles sont les informations qui doivent y figurer ?

Des informations générales

Une déclaration mensuelle. La déclaration sociale nominative (DSN) est une déclaration mensuelle réalisée par l’employeur, via le logiciel de paie. Elle doit contenir des informations sur l’entreprise ou l’établissement, sur chaque salarié et ses rémunérations perçues.

          Le saviez-vous ?

A compter du 1er janvier 2020 : en l’absence d’emploi salarié, vous pourrez cesser d’adresser la DSN dès lors que vous en aurez obtenu l’autorisation de votre organisme de recouvrement.

Des informations générales sur l’entreprise. Votre déclaration doit contenir :

la raison sociale de l’entreprise (ou vos noms et prénoms), son adresse, son numéro SIRET et son code APE (activité principale exercée) ; lorsque votre entreprise a plusieurs établissements, la déclaration doit mentionner l’établissement qui a déposé la déclaration de résultats ;l’effectif au dernier jour ouvrable de l’année ou l’effectif au dernier jour de la période déclarée ;le montant des différentes taxes auxquelles est assujettie l’entreprise.

Des informations concernant chaque salarié. Votre déclaration doit également contenir :

l’identification de chaque salarié, comprenant :     o  son nom patronymique et, le cas échéant son nom d’usage ;     o  ses prénoms ;     o  son sexe ;     o  ses date et lieu de naissance ;     o  son numéro de Sécurité sociale ;l’adresse de son dernier domicile connu au 31 décembre de l’année du revenu ou son adresse au moment de la déclaration du revenu ;la nature, la période et les conditions d’exercice de l’emploi ainsi que le code emploi PCS (nomenclature des Professions et Catégories Socioprofessionnelles) ;le montant des sommes payées pendant l’année ou pendant la période déclarée ;l’option choisie par l’entreprise pour l’assiette des taxes assises sur les salaires ;le montant de la retenue effectuée au titre de l’impôt sur le revenu des salariés détachés non fiscalement domiciliés en France ;lorsque l’établissement est assujetti à la taxe sur les salaires, le montant brut servant de base à la taxe au titre de la période considérée (le mois depuis le 1er janvier 2017) ;pour les salariés à temps partiel ou travaillant sur une partie seulement de l’année civile, le nombre d’heures effectivement rémunérées au cours de l’année civile (néanmoins en tenant compte de la mensualisation de la déclaration via la DSN, cette mention n’a plus lieu d’être depuis le 1er janvier 2017) ;pour les entreprises recourant à l’actionnariat salarié, la déclaration doit contenir au titre de la période de levée des options :     o  le nombre d’actions acquises,     o  leur valeur unitaire à la date de la levée des options ou d’acquisition définitive,     o  leur prix de souscription ou d’acquisition,     o  la fraction du gain de levée d’options de source française ainsi que les dates d’attribution et de levée des options.depuis le 1er janvier 2017, pour les salariés d’entreprises assujetties à la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE) et travaillant sur plusieurs établissements de l’entreprise, la DSN doit également mentionner le code INSEE de la commune où est déclarée l’activité exercée.

          Le saviez-vous ?

Les données issues de cette déclaration sont conservées pendant la durée nécessaire à l’ouverture et au calcul des prestations et pour la gestion desquelles ces données sont utilisées.

Des informations relatives aux rémunérations. La déclaration doit comporter, pour chaque salarié, le montant des rémunérations en distinguant :

le montant brut du salaire ;le total des versements en argent et en nature après déduction des cotisations ouvrières aux assurances sociales et au chômage et des retenues pour la retraite ;le montant net des rémunérations obtenu après déduction des allocations chômage et de préretraite ;la valeur et le type des avantages en nature ;le montant des indemnités pour frais d’emploi et des remboursements de frais, avec indication de leur caractère forfaitaire ou réel ou de leur prise en charge directe par l’employeur ;le montant des sommes versées au titre des chèques vacances ;le montant des cotisations ou primes versées par le salarié et l’employeur pour la retraite supplémentaire ;le montant des sommes versées par l’employeur sur un plan d’épargne pour la retraite collectif (Perco).

Dans les deux sens. Également, l’administration est tenue de mettre à votre disposition l’ensemble des informations vous permettant de renseigner vos déclarations et de vous assurer de la conformité de votre situation au regard de la législation sociale.

          Le saviez-vous ?

Vous devez, en outre, mentionner les montants de ces sommes versées à l’ensemble des salariés de l’établissement et de l’entreprise.

Attention aux erreurs sur le temps de travail de vos salariés ! L’Urssaf invite les employeurs à porter une attention particulière sur la quotité de travail en DSN. En effet, chaque mois, de nombreuses erreurs sont constatées, portant le plus souvent sur la cohérence entre les modalités de l’exercice du temps de travail et sur les quotités de travail.

Quelles erreurs ? Les erreurs les plus fréquentes sont les suivantes :

la modalité de l’exercice du temps de travail indiquée est celle d’un temps plein mais les quotités de travail renseignées indiquent un temps partiel ;la modalité de l’exercice du temps de travail indiqué est celle d’un temps partiel mais les quotités de travail indiquent un temps plein.

Rectification. L’Urssaf précise que les employeurs peuvent corriger ces données au sein de la DSN suivante par le biais d’un bloc de changement et d’une modification de paramétrage.

Des informations dépendant des taxes ou cotisations applicables à l’entreprise

Des informations qui dépendent de votre assujettissement aux taxes. En fonction de votre assujettissement à la taxe sur les salaires, à la taxe d’apprentissage, à la participation à l’effort de construction, etc., votre déclaration devra comporter des informations spécifiques sur la base de la dernière déclaration déposée au titre de l’année civile, c’est-à-dire la déclaration à déposer en janvier N+1.

Taxe sur les salaires. Depuis le 1er janvier 2017, pour les employeurs assujettis à la taxe sur les salaires, la DSN doit mentionner la base de calcul de cette taxe au taux normal et aux taux majorés ainsi que, pour chaque salarié, le montant brut servant de base à la taxe au titre de la période considérée.

Taxe d’apprentissage. Pour les employeurs assujettis à la taxe d’apprentissage, elle doit comporter le montant des rémunérations.

Participation au développement de la formation professionnelle. Pour les employeurs assujettis à la participation au développement de la formation professionnelle continue, elle doit comporter le montant des rémunérations ainsi que, le cas échéant, le montant des rémunérations versées aux titulaires d’un contrat à durée déterminée.

Participation à l’effort de construction. Pour les employeurs assujettis à la participation des employeurs à l’effort de construction ou à la participation des employeurs agricoles à l’effort de construction, elle doit comporter le montant des rémunérations.

CVAE. Depuis le 1er janvier 2017, pour les employeurs assujettis à la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises, la DSN doit comporter :

les 5 caractères du numéro complémentaire au numéro d’identité de l’établissement de localisation des salariés ;le code INSEE, sur 5 caractères, de la commune de localisation des salariés ;le type de salariés déclarés selon qu’ils sont employés dans un établissement de l’entreprise ou dans un lieu d’emploi ;le nombre de salariés déclarés ;l’année au titre de laquelle le nombre de salariés est déclaré ;les 5 chiffres du numéro complémentaire au numéro d’identité attribué au siège de l’entreprise de l’établissement déclarant ;le code APE relatif au siège de l’entreprise de l’établissement déclarant ;les dates de début et de fin de la période de référence de la CVAE, mois au titre duquel la DSN est déposée inclus.

Pour aller plus loin… Pour en savoir plus sur les données à transmettre dans la DSN, consultez notre annexe.

Et encore plus loin… Pour en savoir plus sur les destinataires de la DSN, consultez notre annexe.

A retenir

La DSN doit contenir diverses informations relatives à l’entreprise, à chacun des salariés et aux rémunérations versées aux salariés de l’entreprise. Certaines informations dépendront de votre assujettissement à différentes taxes (taxe sur les salaires, taxe d’apprentissage, etc.)