Heures supplémentaires : quelles contreparties pour le salarié ?

Heures supplémentaires : une contrepartie en salaire

Une majoration obligatoire. Par principe, votre salarié doit bénéficier du paiement de son salaire habituel pour les heures travaillées. En plus de ce salaire normal, les heures effectuées au-delà de la durée du travail applicable dans l’entreprise doivent donner lieu à une majoration de salaire spécifique.

Comment la calculer ? Vous devrez appliquer des taux de majoration définis en fonction du dépassement réel. A moins qu’un accord collectif (d’entreprise ou de branche) ne prévoie d’autres taux (qui ne peuvent pas être inférieur à 10 %), le taux de majoration sera de 25% pour les 8 premières heures, c’est-à-dire de la 36ème à la 43ème heure, et de 50% pour les heures suivantes, c’est-à-dire à partir de la 44ème heure. La majoration est calculée sur le salaire horaire effectif, auquel vous devez rajouter les primes et indemnités versées en contrepartie directe et inhérente à la nature du travail fourni par votre salarié et les avantages en nature de votre collaborateur.

Exemples. Voici quelques exemples de primes comprises dans la rémunération sur laquelle est calculée la majoration :

Prime pour le travail du dimanche ou jours fériés = OUI (même si vous n’appelez pas expressément le complément de rémunération « prime »)Prime d’ancienneté = NONPrime de bon service liée à la qualité de travail = OUIPrime de panier = NONPrime de productivité ou de rendement = OUI (si elle ne dépend pas de la productivité générale de l’entreprise)Prime de 13ème mois = NON

Attention. Les conventions de branche ou accords d’entreprise priment sur la Loi. Il est donc impératif de les consulter au préalable !

Majorations de salaire spécifiques. laLa majoration de salaire pour le travail de nuit, le dimanche ou les jours fériés se rattache directement à l’activité personnelle du salarié. Elle doit donc être intégrée dans la base de calcul des majorations pour heures supplémentaires.

Comment la payer ? Ces heures supplémentaires doivent normalement être réglées dans les mêmes conditions que le salaire normal : même périodicité (en principe une fois par mois), même date (en principe à la fin du mois et même régime juridique (notamment pour les règles de saisie).

Compensations. Vous ne devez pas compenser le paiement des heures supplémentaires avec la fourniture à prix réduit de produits au salarié ou avec une dette de téléphone occasionnée par des appels abusifs passés par le salarié. Ces compensations sont illégales.

Attention au libellé ! Il est impératif que les heures supplémentaires (et leur paiement) apparaissent distinctement sur le bulletin de paie. Par exemple, il a déjà été jugé que le versement de frais de déplacement ne peut pas tenir lieu de règlement des heures supplémentaires, peu importe que les montants correspondent. L’employeur doit donc payer les heures supplémentaires au salarié.

Une prime en remplacement ? Le paiement d’une prime ne vaut pas paiement des heures supplémentaires. Celles-ci, en effet, ne donnent pas uniquement lieu à une rémunération majorée : elles s’exécutent dans le cadre d’un contingent annuel et, si celui-ci est dépassé, ouvrent droit à un repos compensateur. Dès lors qu’elles sont établies, le salarié peut prétendre au paiement de ses heures supplémentaires ainsi qu’aux repos compensateurs.

A retenir ! Retenez que vous ne pouvez pas opérer une retenue de salaire pour compenser des sommes qui vous seraient dues par un salarié pour fournitures diverses, quelle qu’en soit la nature.

En pratique. Il est toutefois admis que le paiement des heures supplémentaires puisse être décalé par rapport à la paie du mois au cours duquel ces heures ont été effectuées (par exemple, les heures effectuées en août peuvent être payées au mois de septembre). Néanmoins, cette possibilité n’est admise que si ce décalage résulte de l’organisation du service de paie et de la pratique en vigueur dans l’entreprise.

Attention. Il ne faut pas non plus oublier l’impact des heures supplémentaires en termes de cotisations sociales : des réductions sont possibles dans certains cas.

     => Consultez la fiche « Heures supplémentaires : quel coût social ? »

Une contrepartie exonérée d’impôt ? Depuis le 1er janvier 2019, les heures supplémentaires et complémentaires, de même que, pour les salariés placés en forfait jours, les jours travaillés au-delà des 218 jours par an (avec renonciation aux jours de repos), bénéficiaient d’une exonération d’impôt sur le revenu dans la limite de 5 000 €. Ce plafond s’apprécie au regard de la rémunération nette imposable afférente aux heures supplémentaires exonérées perçues par les salariés au cours de l’année.

Depuis le 1er janvier 2022. Le rehaussement exceptionnel à 7 500 € du plafond de 5 000 € prévu dans le cadre de la crise sanitaire est pérennisé et s’applique pour toutes les heures supplémentaires et complémentaires réalisée depuis le 1er janvier 2022.

Application en paie. Concrètement, pour son application en paie, le calcul de l’exonération doit être effectué en retenant un plafond brut fixé à 5 358 €. Aucune proratisation en fonction de la durée d’activité n’est à réaliser (temps partiel notamment, ou contrats sur une période inférieure à l’année entière).

Salariés à employeurs multiples. En cas de salariés travaillant pour de multiples employeurs, il est admis que chaque employeur applique ce plafond sans tenir compte des éventuelles rémunérations d’heures supplémentaires ou complémentaires perçues par le salarié auprès d’autres employeurs.

Salariés rémunérés au pourboire. Dans certaines professions (notamment dans le secteur HCR), il arrive que certains salariés soient uniquement rémunéré par un pourcentage sur le service (rémunération aux pourboires). Dans le cas où ces salariés effectuent des heures supplémentaires, elles sont réputées être payées par les pourboires, via une majoration. Ils ne peuvent alors pas prétendre à un rappel de salaire.

Et les contributions sociales ? La CSG et la CRDS appliquées aux heures supplémentaires et complémentaires exonérées d’impôt sur le revenu sont intégralement non-déductibles du revenu imposable dans la mesure où ces heures supplémentaires et complémentaires sont à la fois exonérées d’impôt sur le revenu et, en pratique, de cotisations sociales salariales.

Une possibilité… Certaines conventions collectives peuvent prévoir que lorsque des dépassements fréquents ou répétitifs de l’horaire collectif sont prévisibles, le paiement des heures supplémentaires peut être inclus dans la rémunération mensuelle sous la forme d’un forfait, pour lequel le salarié aura donné son accord. Dans ce cas, le contrat de travail mentionnera une rémunération brute pour un certain nombre d’heures mensuelles de travail.

Heures supplémentaires : une contrepartie en repos

Une possibilité ou une obligation ? Plutôt que de payer les heures supplémentaires, vous pouvez accorder un « repos compensateur ». Un repos qui peut aussi s’avérer obligatoire dans certains cas…

Un « repos compensateur » ? Ce repos compensateur remplace pour tout ou partie le paiement des heures supplémentaires. Il doit être équivalent au paiement dont votre salarié aurait normalement dû bénéficier en cas de paiement. Ainsi, en cas de substitution totale d’un repos compensateur au paiement des heures supplémentaires :

de la 36e à la 43e heure : 4 heures supplémentaires = 5 heures de repos (soit 4 heures normales + 25% de 4 heures = 1 heure) ;au-delà de la 43e heure : 1 heure supplémentaire = 1 heure et 30 minutes de repos.

A noter. Dans l’hypothèse où un accord collectif prévoirait une majoration des heures supplémentaires au taux de 10 %, le repos compensateur de l’heure supplémentaire équivalent aurait une durée de 1 heure et 6 minutes.

Qui décide ? Votre salarié ne peut pas vous imposer de prendre du repos à la place d’un paiement des heures supplémentaires (effectuées dans le cadre du contingent d’heures). Cette mise en place dans l’entreprise est décidée par l’employeur et doit être instaurée par un accord collectif (d’entreprise ou de branche) ou, à défaut, par vous-même en qualité d’employeur. Si vous décidez de mettre en place ce repos unilatéralement, vous devez prévoir préalablement une consultation du comité d’entreprise ou à défaut des délégués du personnel qui ne doivent pas, à cette occasion, s’opposer à cette mise en place.

Précision. L’employeur peut fixer unilatéralement cette contrepartie dans une entreprise dépourvue de délégués syndicaux. Mais lorsque l’entreprise dispose d’un délégué syndical, l’employeur est soumis à une négociation annuelle obligatoire. Si aucun accord collectif n’en ressort pour se substituer à sa décision unilatérale, celle-ci devient caduque. Notez par ailleurs que, faute de procurer un avantage aux salariés, ce type de décision unilatérale n’est pas soumise aux règles de dénonciation des engagements unilatéraux.

Cas des conducteurs routiers. unUn Décret accorde aux conducteurs routiers un repos trimestriel obligatoire, lorsqu’ils ont accompli plus de 41 heures supplémentaires sur le trimestre. La durée de ce repos dépend de la tranche dans laquelle se trouvera le salarié (les jours ne sont pas cumulables) et correspondra à :

1 journée à partir de la 41ème heure supplémentaire et jusqu’à la 79ème heure supplémentaire effectuée par trimestre ;1,5 jours à partir de la 80ème heure supplémentaire et jusqu’à la 108ème heure supplémentaire effectuée par trimestre ;2,5 jours au-delà de la 108ème heure supplémentaire effectuée par trimestre.

Rémunération du repos compensateur. Sauf disposition spécifique d’un accord collectif de travail, relative aux modalités du maintien du salaire en cas de réduction de la durée du travail, un salarié ne peut subir aucune perte de salaire au titre de la prise de jours de réduction de temps de travail. Concrètement, toutes les primes versées par l’employeur doivent être intégrées dans l’assiette de calcul de l’indemnité de jours de réduction du temps de travail lorsqu’elles sont étroitement liées à l’activité des salariés et à leurs performances.

Une contrepartie obligatoire en repos ? Dès lors que le salarié effectue des heures supplémentaires au-delà du contingent annuel en heures supplémentaires, il doit lui être attribué obligatoirement des jours de repos. Cette contrepartie s’ajoute à la rémunération des heures déjà majorées ou remplacées par du repos compensateur.

Contingent annuel ? Ce contingent des heures supplémentaires correspond au volume maximum d’heures supplémentaires qui peut être effectué dans une même année par votre salarié.

     => Pour plus d’informations, consultez notre fiche « Décompter les heures supplémentaires »

Pour quelle durée ? La durée de cette contrepartie est fixée à 50 % pour les entreprises de 20 salariés au plus et à 100 % pour les entreprises de plus de 20 salariés. Ainsi, par exemple, 1 heure effectuée en dehors du contingent donne droit à 30 minutes de repos dans les entreprises de 20 salariés au plus et 1 heure de repos dans les entreprises de plus de 20 salariés.

Contrepartie en repos : les modalités pratiques

Comment ça marche ? Si les 2 repos évoqués ci-dessus (repos compensateur et repos obligatoire) n’ont pas vocation à remplacer les mêmes heures supplémentaires, en l’absence d’accord collectif, leurs modalités de mise en œuvre sont identiques.

Un cumul minimum de 7 heures de repos. Votre salarié pourra demander à bénéficier de ses droits à repos après avoir cumulé au minimum 7 heures de repos. Pour déterminer ces droits à repos, il faut totaliser les droits acquis au titre du repos compensateur de remplacement et ceux acquis au titre de la contrepartie obligatoire en repos.

Quand les prendre ? Le repos doit être pris par journée ou demi-journée entière, à la convenance de votre salarié. Ce dernier pourra vous demander cette prise de repos dans le délai maximum de 2 mois suivant l’ouverture du droit (dès qu’il a cumulé au moins 7 heures de repos). Mais attention : le salarié qui n’aura pas demandé à bénéficier de ses droits à repos dans le délai de 2 mois ne les perdra pas, puisque, dans cette situation, vous avez l’obligation (sous peine de dommages et intérêts) de lui demander de prendre ses repos dans un délai maximum d’1 an.

En pratique. Votre salarié devra vous adresser une demande au minimum 7 jours à l’avance, en précisant les dates et durées de repos. Vous aurez alors 1 semaine pour répondre (délai décompté à partir de la date de réception de sa demande).

A noter. La date peut ne pas vous convenir, en raison notamment d’une activité importante pendant cette période. Vous pouvez refuser la date proposée par votre salarié (après consultation des délégués du personnel). Vous devrez alors lui notifier votre refus en indiquant :

les raisons de votre refus résultant obligatoirement d’impératifs liés au fonctionnement de l’entreprise (commande exceptionnelle, impossibilité de remplacement, etc.) ;une nouvelle proposition de date qui doit nécessairement être comprise dans le délai de 2 mois.

Pas de paiement d’indemnité du repos. Tant que le contrat de travail n’est pas rompu, un salarié peut demander le report de ses jours de repos compensateurs, mais pas le paiement de l’indemnité correspondante. Dans une affaire, le juge a même précisé que ce n’est que lorsque le contrat de travail prend fin avant que le salarié ait pu bénéficier de ce repos, ou avant qu’il ait acquis des droits suffisants pour pouvoir prendre ce repos, qu’il reçoit une indemnité correspondante.

Mention sur le bulletin de paie. A défaut de disposition conventionnelle contraire, vous devez informer vos salariés de leurs nombres d’heures de contrepartie obligatoire en repos et de repos compensateur de remplacement portés à leur crédit, en annexant un document d’information à leur bulletin de paie. En outre, dès que ce nombre atteint 7 heures, ce document annexe doit préciser l’ouverture du droit à repos et l’obligation de le prendre dans un délai maximum de 2 mois après son ouverture.