Vous êtes actuellement dans une phase de recrutement dans votre entreprise. Pour cela, vous avez sélectionné des candidats correspondant au profil recherché. La prochaine étape est donc l’entretien d’embauche. Pour vous aider, voici quelques recommandations utiles !

Recrutement d’un salarié : les étapes à respecter

Le préalable… Vous avez sélectionné des candidats susceptibles de répondre à vos attentes. Cependant, le seul Curriculum Vitae est parfois insuffisant. Pour cela, il existe plusieurs solutions avant l’entretien à proprement parler.

1ère solution : le questionnaire d’embauche. Vous pouvez avoir recours à un questionnaire d’embauche permettant de recueillir plus d’informations avant de rencontrer le candidat. Cela vous aidera certainement à mieux apprécier les compétences du candidat et son profil.

Attention. Cette étape devra toutefois être encadrée ! En effet, vous ne pourrez pas poser toutes les questions que vous voulez car certaines sont prohibées. Voici quelques recommandations :

informez le salarié préalablement par écrit des dispositifs, des méthodes et techniques d’aide au recrutement utilisées à son égard ;ciblez les questions en lien avec le poste à pourvoir et privilégiez les questions d’ordre professionnel : vous pouvez demander au candidat d’exposer plus précisément les missions qu’il a déjà effectuées dans ses précédents emplois, ses appétences à l’encadrement, au travail d’équipe, les logiciels maîtrisés, etc.sur les aspects plus généraux, cantonnez-vous à poser des questions « neutres » sur l’état civil, l’âge, les diplômes, si le candidat est lié à une clause de non-concurrence, etc.

Attention ! Vous devrez donc éviter toutes questions discriminantes, notamment sur la vie privée en général, sur les convictions religieuses, les origines ethniques, sur l’orientation sexuelle, sur l’état de grossesse, l’état de santé, l’orientation politique ou l’appartenance syndicale… Parfois, la nature du poste pourra justifier que vous abordiez certaines questions interdites, mais cela sera plutôt rare et la démarche pourra être périlleuse.

          Le saviez-vous ?

Un questionnaire (manuel ou automatisé) qui permet de recueillir des données personnelles doit respecter  un certain nombre de conditions et notamment mentionner :

l’identité du responsable du traitement ou celle de son représentant ;la finalité poursuivie par le traitement auquel les données sont destinées ;le caractère obligatoire ou facultatif des réponses ;les conséquences éventuelles d’un défaut de réponse ;les droits d’accès et de rectification dont le candidat dispose si le traitement des données est automatisé et la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Cnil.

2ème solution : le test (ou l’essai) professionnel. L’entretien d’embauche pourra aussi se combiner avec un test professionnel. Ce choix peut parfois s’avérer essentiel notamment si vous avez besoin de recruter une personne immédiatement opérationnelle, pour un remplacement par exemple.

Possible… Cette étape n’est pas réellement règlementée et il vous revient d’établir un test qui corresponde au poste à pourvoir et qui permette de visualiser rapidement si le candidat a bien les compétences techniques pour occuper le poste. Le test devra donc correspondre au poste à pourvoir. Il ne serait pas admis que le test porte sur des compétences étrangères au poste visé.

Comment ? Vous pouvez évaluer le candidat via un « essai professionnel ». L’essai professionnel ne doit pas être confondu avec la période d’essai. L’essai professionnel ne vise qu’à tester les aptitudes du candidat et sera nécessairement de très courte durée (quelques heures en général).

Attention ! Le candidat ne doit effectuer aucune prestation de travail sous la subordination juridique de l’employeur ni être dans des conditions normales de travail. Le test professionnel n’est pas obligatoirement rémunéré ou indemnisé, sauf si un accord ou votre convention collective le prévoit. Si l’essai professionnel est rémunéré, la somme versée aura un caractère de salaire (établissement d’un bulletin de salaire et assujettissement aux cotisations sociales).

Le saviez-vous ?

Pour tout essai professionnel, vous devrez effectuer une déclaration préalable auprès de l’URSSAF afin d’écarter tout risque de condamnation pour travail dissimulé.

Donnez les résultats ! Si vous optez pour le test, vous devrez dans tous les cas donner les résultats au candidat et lui indiquer si le test a été réussi ou non. Les résultats doivent rester confidentiels. Une réponse écrite pourra être recommandée afin d’éviter tout litige ultérieur, toutefois cela n’est pas obligatoire.

Mener un entretien d’embauche : les règles à suivre

Une phase déterminante. L’entretien d’embauche est une phase déterminante dans le recrutement. Outre les informations récoltées préalablement via le Curriculum Vitae, le questionnaire d’embauche ou le test professionnel, l’entretien va permettre de créer un premier contact relationnel. N’oublions pas que le contrat de travail reste un contrat dit « intuitu personae » c’est-à-dire un contrat conclu en considération de la personne. Cette étape de recrutement est donc essentielle.

Les questions autorisées… Comme pour le questionnaire d’embauche, l’entretien doit se limiter à des questions professionnelles et en lien direct avec l’emploi occupé. Vous devrez donc poser des questions qui n’auront pour but que d’évaluer si le candidat dispose des connaissances, aptitudes et compétences pour occuper le poste.

Du côté du candidat… Le candidat sera lui, tenu de répondre de bonne foi.

Conseil. Il est donc opportun de bien préparer les questions à poser au(x) candidat(s) afin, d’une part, de ne rien oublier et, d’autre part, de ne pas commettre d’impairs.

Les questions interdites… Au cours de cet échange, il faudra être vigilant sur les questions posées. Vous devrez veiller à ne pas poser de question discriminante ou relative à la vie privée, sauf si les spécificités du poste l’exigent.

Exemples. La détention du permis du conduire est une information personnelle qui pourra tout à fait être abordée si le candidat postule à un poste de livreur ou de commercial itinérant. En revanche, il ne serait pas admis d’évoquer les projets matrimoniaux ou familiaux d’une candidate par exemple (mariage, projet d’enfants).

A retenir

La phase de l’entretien d’embauche est une phase essentielle : ne vous fiez pas uniquement à votre « ressenti », il sera parfois nécessaire de réaliser un test professionnel afin d’opérer un choix sérieux et objectif. Dans tous les cas, n’oubliez pas d’informer le candidat des dispositifs de recrutement choisis (questionnaire d’embauche, test…).

J’ai entendu dire

J’ai recruté un candidat qui a menti sur son CV. Puis-je le licencier sur ce fondement ?

Oui et non. Il est important de distinguer le mensonge de l’omission ou encore de l’erreur d’interprétation. En effet, il ne saurait être reproché à un salarié d’avoir utilisé des termes imprécis dans son CV et ayant entraîné une erreur d’interprétation de votre part. De même, un salarié ne saurait être licencié pour avoir menti sur la durée d’occupation d’un emploi.Le licenciement ne pourrait être valable que si le salarié a volontairement menti sur un élément déterminant de son recrutement, si le CV est mensonger alors que le salarié est recruté sur un poste impliquant une loyauté ou probité particulière. De façon générale, le licenciement sera admis lorsque le salarié a commis un dol, c’est-à-dire une manœuvre frauduleuse visant à tromper le cocontractant afin de conclure le contrat.

Un candidat a de nombreuses références dans son CV. J’aimerais contacter ses anciens employeurs pour connaître leur opinion sur cette personne. Ai-je le droit de le faire ?

Oui. Vous pouvez contacter les anciens employeurs du candidat à condition de l’avoir informé préalablement et d’avoir obtenu son accord, de préférence par écrit.