L’épargne salariale reste un sujet souvent épineux pour les entreprises, soucieuses de vouloir faire participer les salariés aux résultats. Les principales questions portent notamment sur sa mise en place. Comment la mettre en place ? Comment la calculer ?

Participation des salariés : comment la mettre en place ?

Conclure un accord de participation. Par principe, la mise en place de la participation suppose un accord entre vous et les salariés ou leurs représentants. Mais vous pouvez aussi opter pour l’application de la participation négociée dans la cadre d’un accord de branche.

Concrètement. Plusieurs cas de figure sont possibles, selon les cas : soit vous négociez la mise en place de la participation dans le cadre d’une convention ou d’un accord collectif de travail, soit vous concluez un accord avec les représentants d’organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, soit vous mettez en place la participation en accord avec les représentants du personnel, soit vous soumettez un projet de participation aux votes des salariés (qui devra alors être ratifié à la majorité des 2/3).

Mise en place par accord de branche. Notez que toute entreprise peut faire application d’un dispositif de participation conclu au niveau de la branche professionnelle, à la condition que cet accord de branche ait été agrée par le Ministère du travail. Les conditions de mise en place de cette procédure d’agrément viennent d’être précisée ici.

Un contenu précis. Le contenu de l’accord de participation est fixé par la règlementation : il doit ainsi prévoir la nature et les modalités de gestion des droits reconnus aux salariés sur les sommes constituant la réserve spéciale de participation et les conditions dans lesquelles les salariés sont informés de l’application des règles légales relatives à la participation.

Pour les entreprises de moins de 50 salariés.Un accord de branche peut comporter des stipulations spécifiques pour les entreprises de moins de 50 salariés. Les stipulations spécifiques se présentent alors sous forme d’un accord type indiquant les différents choix laissés à l’employeur, accord type que ce dernier appliquera au moyen d’un document unilatéral indiquant les choix retenus.

Information préalable au document unilatéral. L’employeur devra, avant de prendre un document unilatéral, avoir préalablement consulté le comité social et économique (CSE), au moins 15 jours avant le dépôt du projet auprès de l’autorité administrative, et informer les salariés de l’existence et du contenu de l’accord, par tout moyen.

Déposer l’accord auprès de l’administration. L’accord (ou le document unilatéral, dans les entreprises de moins de 50 salariés) doit être déposé sur la plateforme de dépôt des accords collectifs : teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Echec des négociations. En cas d’un tel échec, l’employeur a la possibilité de mettre en place une participation de façon unilatérale. Il devra alors consulter le CSE sur ce projet, au moins 15 jours avant son dépôt auprès de l’autorité administrative. Le dépôt de la décision précisant les modalités de cet assujettissement unilatéral devra alors être déposé avec le procès-verbal de cette consultation.

          Le saviez-vous ?

Un accord de participation peut être conclu sans limitation de durée ou pour une période déterminée (et renouvelable par tacite reconduction, pour autant que cette possibilité soit effectivement prévue dans l’accord).

Information des salariés. En plus de l’information relative à l’existence et au contenu de la participation, vous devez également, dans les 6 mois de la clôture de l’exercice, pour chaque salarié, l’informer individuellement des éléments de calcul de la participation au titre de l’exercice écoulé, de la quote-part lui revenant, ainsi que des sommes qu’il détient au titre de la participation.

Accord-type. Pour faciliter la mise en place d’un tel accord, pour les entreprises qui ne disposent pas d’un conseil juridique, le Ministère du travail a publié un accord-type reprenant les clauses obligatoires devant figurer dans un accord de participation, étant entendu que le choix de la formule de calcul ainsi que des modalités de répartition restent entièrement soumis à la négociation collective.

     =>  Pour consulter cet accord-type, cliquez ici.

Exclusion des absences et calcul de la participation. Il est possible de déduire toute absence non assimilée à du temps de travail effectif du calcul de la participation. Mais dans ce cas, toutes ces absences doivent entraîner les mêmes conséquences. Le juge a déjà conclu au caractère discriminatoire d’un accord de participation qui assimilait les absences d’au moins 6 mois pour maladie non-professionnelle (qui, pour rappel, ne sont pas légalement assimilées à du temps de travail effectif) dans la limite de 12 mois mais qui excluait les autres absences (notamment liées à une grève).

En cas de litige. En principe, les litiges relatifs à la participation aux résultats relèvent de la compétence du tribunal judiciaire. Néanmoins, en cas de litige individuel entre un salarié et son employeur, le conseil de prud’hommes sera compétent.

Participation des salariés : comment est-elle calculée ?

Une formule de calcul à appliquer. Vous devez calculer, exercice par exercice, une réserve spéciale de participation (RSP) qui est calculée en appliquant la formule suivante : RSP = ½ (B – 5 C/100) x (S/VA). En pratique, les éléments de calcul correspondent aux données suivantes :

B correspond au bénéfice net de l’entreprise, à savoir le bénéfice de l’entreprise diminué de l’impôt correspondant ;C correspond aux capitaux propres de l’entreprise (qui comprennent le capital, les primes liées au capital social, les réserves, le report à nouveau, les provisions qui ont supporté l’impôt ainsi que les provisions réglementées constituées en franchise d’impôts) ;S correspond aux salaires déterminés selon les règles prévues pour le calcul des cotisations sociales ;VA correspond à la valeur ajoutée produite par l’entreprise, déterminée en faisant le total des postes suivants du compte de résultats : résultat courant avant impôt, charges de personnel, impôts, taxes et versements assimilés (à l’exclusion des taxes sur le chiffre d’affaires), charges financières, dotations de l’exercice aux amortissements et aux provisions (à l’exclusion des dotations figurant dans les charges exceptionnelles).

          Le saviez-vous ?

Les rémunérations des travailleurs qui ne sont pas sous la subordination effective de l’employeur n’ont pas à être prises en compte pour le calcul de la réserve de participation. N’ont ainsi pas à être prises en compte les rémunérations des salariés d’un GIE dont l’entreprise est membre, si ces derniers sont sous la subordination du GIE et non pas de l’entreprise.

Attention aux crédits d’impôt. Le juge, comme l’administration, considère que, pour déterminer le montant de l’IS retenu pour le calcul de la participation, il ne faut pas tenir compte des crédits et réductions d’impôt, ce qui a pour effet de minorer le montant de la participation. Ainsi, par exemple, ne retenez pas dans votre calcul le montant du crédit d’impôt pour la compétitivité et l’emploi ou du crédit d’impôt recherche.

Faites établir des attestations. Sachez que les montants correspondant au bénéfice net et aux capitaux propres sont établis par une attestation faite par l’administration fiscale, votre expert-comptable ou votre commissaire aux comptes. Pensez à demander ces attestations. Le montant du bénéfice net ainsi établi ne peut pas être remis en cause dans le cadre d’un litige relatif à la participation. Rien ne vous empêche, cependant, de contester cette attestation fiscale devant le juge judiciaire (même si l’attestation est émise par l’administration fiscale).

          Le saviez-vous ?

Vous pouvez déroger à cette formule en adoptant un mode de calcul différent, à la condition toutefois qu’il comporte pour les salariés des avantages au moins équivalents. Attention l’accord dérogatoire n’ouvre droit aux avantages sociaux et fiscaux que si la réserve spéciale de participation n’excède pas la moitié du bénéfice net comptable, ou, au choix, l’un des trois plafonds suivants : le bénéfice net comptable diminué de 5 % des capitaux propres, le bénéfice net fiscal diminué de 5 % des capitaux propres, la moitié du bénéfice net fiscal.

Conséquences d’une rectification fiscale ? A la suite d’un redressement fiscal, vous devez modifier la réserve spéciale de participation et la répartir entre les salariés présents lorsque la rectification est devenue définitive. Par exemple : une entreprise a fait l’objet d’un redressement en 2009, devenu définitif en 2010. Elle a rectifié le montant de la réserve spéciale de participation et procédé, à juste titre, au versement du complément de participation pour les seuls salariés présents dans l’entreprise en 2010.

Participation des salariés : un contrôle administratif

Principe. Une fois l’accord déposé, l’administration du travail exerce dans un premier temps un contrôle sur le contenu de cet accord pour vérifier s’il est conforme aux dispositions légales puis transmet l’accord à l’un des organismes de recouvrement des cotisations sociales dont relève l’entreprise.

Depuis le 1er septembre 2021 : un récépissé. Pour les accords déposés depuis le 1er septembre 2021, l’administration du travail dispose d’un délai d’un mois pour délivrer un récépissé qui atteste du dépôt d’un accord d’intéressement ou de participation ou d’un règlement de plan d’épargne d’entreprise valablement conclu. Dans ce délai, l’administration peut demander des pièces complémentaires ou formuler des observations, sans quoi, malgré l’absence de récépissé, l’accord ou le règlement est réputé valablement conclu.

Une transmission aux organismes de recouvrement. Simultanément à la délivrance du récépissé ou, à défaut, à l’expiration du délai pendant lequel elle peut demander des pièces complémentaires ou formuler des observations, l’administration du travail, depuis le 1er septembre 2021, transmet l’accord ou le règlement et, le cas échéant, son récépissé à l’un des organismes de recouvrement des cotisations sociales (Urssaf, MSA, CGSS) qui effectue, lui aussi un contrôle. Cet organisme dispose à son tour d’un délai de 3 mois à compter de la délivrance du récépissé ou de la date à compter de laquelle l’accord ou le règlement est réputé valide, pour demander le retrait ou la modification des clauses contraires à la Loi. Toutefois, ces organismes n’ont pas à se prononcer quant au respect des règles relatives aux modalités de dénonciation et de révision des accords. A l’issue d’un délai de 3 mois, en l’absence de d’observation de la part de ces organismes, les avantages fiscaux et sociaux liés au dispositif d’intéressement seront réputés acquis pour l’exercice en cours.

Depuis le 1er septembre 2021 : durée du contrôle. Tous ces délais cumulés ne peuvent pas excéder 4 mois.

A retenir

L’objectif du régime de la participation des salariés aux résultats de l’entreprise sera d’intéresser financièrement vos salariés aux performances de l’entreprise. Pour cela, vous calculer le montant qui leur sera alloué au moyen d’une formule de calcul liée aux résultats dégagés au titre de l’exercice, montant qui sera ensuite réparti entre tous les salariés.

J’ai entendu dire

Sources

Articles L 3321-1 à L3326-2 du Code du travail (régime de la participation)Articles R3321-1 à R3321-6 du Code du travail (régime de la participation)Article L 1111-2 du Code du Travail (décompte de l’effectif)Articles 163 bis AA et 237 bis A du Code Général des Impôts (régime fiscal)BOFiP-Impôts-BOI-BIC-PTP-10-10-20-10Loi n° 2013-561 du 28 juin 2013 portant déblocage exceptionnel de la participation et de l’intéressementLoi n° 2015-990 du 6 août 2015 pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques (articles 153, 156, 158 et 171)Loi n°2018-1203 du 22 décembre 2018 de financement de la sécurité sociale pour 2019Loi n° 2019-486 du 22 mai 2019 relative à la croissance et la transformation des entreprises, articles 11, 65, 71 et 155 à 165Loi d’accélération et de simplification de l’action publique n°2020-1525 du 7 décembre 2020 – articles 118, 119Décret n° 2015-1526 du 25 novembre 2015 portant application de l’article 149 de la loi n° 2015-990 du 6 août 2015 pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiquesDécret n° 2020-683 du 4 juin 2020 autorisant le déblocage anticipé de l’épargne salariale en cas de violences conjugalesDécret n° 2020-795 du 26 juin 2020 actualisant certaines dispositions relatives à l’intéressement, à la participation et aux accords et plans d’épargne salarialeDécret n° 2021-1122 du 27 août 2021 précisant les délais et modalités de contrôle des accords d’épargne salariale et actualisant certaines dispositions relatives à l’intéressement et à la participationDécret n° 2021-1398 du 27 octobre 2021 précisant les conditions et délais d’agrément des accords de branche d’épargne salarialewww.travail-emploi.gouv.fr : Questions Réponses | La suppression du forfait social, du 14 janvier 2019www.travail-emploi.gouv.fr, actualité du 7 février 2019 : Épargne salariale | suppression du forfait social pour les plus petites entrepriseswww.economie.gouv.fr, actualité du 12 février 2019 : TPE/PME : nouvelles mesures pour favoriser l’épargne salarialeArrêt du Conseil d’Etat du 20 mars 2013, n° 347633 (non prise en compte des crédits d’impôt pour le calcul de la participation)Avis de la Cour de Cassation du 14 septembre 2015, n° 15006, demande n° 15-70003 (non prise en compte des crédits d’impôt pour le calcul de la participation)Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 18 février 2016, n° 14-12614 (pas de complément de participation pour les salariés absents au moment où la rectification fiscale est devenue définitive)Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 1er juin 2017, n° 16-16779 (modalités de décompte des CDD)Arrêt de la Cour de cassation, chambre sociale, du 28 février 2018, n° 16-50015 (pas de remise en cause du montant du bénéfice net en cas de fraude)Arrêt de la Cour de cassation, chambre sociale, du 28 février 2018, n° 16-13682 (compétence du conseil des prud’hommes en cas de litige individuel entre un salarié et son employeur)Arrêt du Conseil d’Etat, du 26 avril 2018, n° 396196 (remise en cause de l’attestation devant le juge judiciaire)Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 6 juin 2018, n° 17-14372 (intéressement au profit des salariés qui travaillent dans une succursale étrangère)Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 7 novembre 2018, n° 17-18936 (participation des salariés en congé de reclassement)Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 13 février 2019, n° 17-26837 (déduction des absences)Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 10 février 2021, n°19-50017 (calcul réserve de la participation et salariés GIE)Communiqué de presse du Ministère de l’Economie, des Finances et de la Relance, du 28 janvier 2022, n° 1950