Dans le cadre du contrat de travail, vous avez la possibilité d’insérer une clause de « dédit-formation » : cette clause vous permet, en pratique, d’obtenir le remboursement d’une partie des frais de formation que vous avez engagés au profit d’un salarié s’il devait quitter l’entreprise avant un certain temps. Particulièrement incitative, parce qu’elle oblige votre salarié formé à rester dans l’entreprise, sa validité est soumise à de rigoureuses conditions de validité. Lesquelles ?

Clause de dédit-formation : quel intérêt ?

Protéger vos intérêts. S’il est particulièrement motivant pour un collaborateur de bénéficier d’une formation, il ne faut pas perdre de vue que le coût d’une formation, pour l’entreprise, n’est pas à négliger. Et qu’il est toujours désagréable d’assister au départ d’un collaborateur, tout juste formé aux frais de l’entreprise. C’est justement pour cette raison qu’il peut être de votre intérêt de prévoir une clause de dédit-formation (pour autant que la convention collective de l’entreprise ne l’interdise pas expressément).

Inciter le salarié à rester dans l’entreprise. Une clause de dédit-formation a pour objet de prévoir le remboursement par votre collaborateur d’une partie des frais de formation dont il aura bénéficié, et que vous aurez financée, s’il quitte l’entreprise avant un certain délai. Elle oblige donc le salarié à une fidélité à l’entreprise pendant un temps donné : elle incite, en pratique, votre collaborateur à rester dans l’entreprise qui a financé sa formation (mais cette clause ne doit pas avoir pour effet de le priver, purement et simplement, de la faculté de démissionner).

Cette clause ne vaut que dans certaines hypothèses. Attention, la mise en jeu d’une clause de dédit-formation ne vaut que si la rupture du contrat de travail est à l’initiative du salarié. Il n’est donc pas question que vous réclamiez une quelconque mise en jeu de cette clause si vous êtes à l’initiative de la rupture (en cas de licenciement par exemple, y compris pour faute grave).

Cette clause ne vaut pas pour tous les contrats. On rencontre principalement les clauses de dédit-formation dans les contrats à durée indéterminée, mais il n’est pas exclu qu’elle puisse figurer dans un contrat précaire, pour autant que le contrat ait une durée suffisante. Notez cependant que la clause de dédit-formation est expressément interdite dans les contrats de professionnalisation.

          Le saviez-vous ?

Vérifiez dans votre convention collective si des dispositions spécifiques sont prévues, s’agissant des clauses de dédit-formation, auquel cas vous serez dans l’obligation de vous y conformer.

Clause de dédit-formation : les conditions de sa validité

Plusieurs conditions à respecter. Pour qu’une clause de dédit-formation soit valable, elle doit remplir plusieurs conditions, ces conditions étant cumulatives. La sanction du non-respect de ces conditions sera la nullité de la clause, avec impossibilité pour vous, le cas échéant, de réclamer un quelconque dédommagement à votre collaborateur.

Lesquelles ? Une clause de dédit-formation générale dans un contrat de travail n’est pas valable : pour que vous puissiez valablement opposer une clause de dédit-formation, vous devez conclure avec votre collaborateur, avant le début de chaque formation, une convention particulière qui précisera :

la date, la nature et la durée de la formation concernée ;le coût de cette formation pour l’entreprise, qui doit entraîner des frais réels supérieurs aux dépenses imposées par la Loi ou votre convention collective ;le montant de l’indemnité à la charge du collaborateur, qui doit être proportionné aux frais de formation engagés (cette condition impliquera que l’indemnité soit dégressive, pour tenir compte, au moment de son versement, de la durée de l’obligation de fidélité restant à courir) ;les modalités de remboursement de ces frais.

          Le saviez-vous ?

Faites en sorte que l’information donnée au salarié sur le contenu et les effets de la clause de dédit-formation soit suffisamment précise et détaillée, de sorte qu’il puisse s’engager en toute connaissance de cause.

En outre… La clause de dédit-formation ne doit pas avoir pour effet de priver le salarié de sa faculté de démissionner. Elle ne doit pas être abusive et renforcer la subordination à l’employeur, ce qui pourrait conduire à empêcher purement et simplement le salarié de démissionner.

Clause de dédit-formation : réclamer l’indemnité de dédit

En cas de départ. Comme nous l’avons précisé antérieurement, si le salarié quitte l’entreprise avant l’expiration d’un certain délai, prévu dans le contrat, vous serez en droit de réclamer une indemnité au titre du dédit-formation. Pour quel montant ?

Vous faire rembourser une partie des frais de formation. Peuvent être pris en compte pour le calcul de cette indemnité les frais de formation répondant aux caractéristiques suivantes :

les frais dont vous pouvez exiger le paiement sont ceux qui excèdent ceux imposés par la Loi ou la convention collective : il n’est pas question de vous faire rembourser des frais qui sont légalement à votre charge ;les frais doivent être proportionnés aux frais de formation engagés ;les frais doivent être effectivement supportés par l’entreprise : il n’est pas question de tenir compte de frais qui pourraient être remboursés par un organisme quelconque ou subventionnés.

Mais pas les salaires ! Vous pouvez demander à être indemnisé, outre des frais de formations précités, des frais annexes qui en découlent, comme par exemple les frais d’hébergement, de repas, de déplacement, etc. Mais il n’est pas question d’y inclure les salaires versés à votre collaborateur pendant qu’il suivait sa formation, comme cela a été rappelé par le juge. Une formation suivie par un salarié, pour assurer son adaptation au poste de travail, constitue du temps de travail effectif : pendant la formation, vous devez obligatoirement maintenir les salaires, de sorte qu’il n’est pas possible d’en obtenir le remboursement par le biais de l’indemnité de dédit-formation.

Conseils. Définissez et chiffrez avec précision les frais réels que vous engagez et supportez effectivement dans le cadre de cette formation : vous pourrez ainsi évaluer précisément l’indemnité de dédit-formation, et fournir une information parfaitement claire à votre collaborateur.

Le cas de la démission pendant la période d’essai. Une société engage un salarié, en prévoyant dans le contrat une période d’essai d’un mois, renouvelable une fois. Dès l’embauche, le salarié bénéficie d’une formation, prise en charge par l’entreprise, qu’il suivra en totalité pendant sa période d’essai. Mais avant a fin de sa période d’essai, le salarié démissionne. L’employeur entend alors faire appliquer la clause de dédit-formation prévue au contrat, laquelle prévoit qu’en contrepartie de la prise en charge de sa formation, le salarié s’engage à rester 2 ans au service de l’entreprise. Le salarié conteste devoir verser une indemnité estimant que la rupture de la période d’essai est libre, sans devoir d’indemnité : il y voit là une atteinte à sa faculté de démissionner. Mais le juge a précisé, dans cette affaire, que le fait que le salarié démissionne pendant sa période d’essai ne prive pas l’employeur de son droit au dédit-formation.

A retenir

Une clause de dédit-formation vous permettra d’obtenir le remboursement d’une partie des frais de formation que vous avez engagés au profit d’un salarié, si celui-ci quitte de sa propre initiative l’entreprise avant l’expiration d’un délai, prévu au contrat.

Mais attention, pour que cette clause soit valable, vous devez conclure avec votre salarié, avant le début de la formation, une convention particulière l’informant de l’étendue et des effets de cette clause, en indiquant notamment le montant de l’indemnité de dédit-formation.

J’ai entendu dire

Sources

Article L 6325-15 du Code du Travail (nullité de la clause dans les contrats de professionnalisation)Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 14 mars 2001, n° 98-46227 (clause possible si la convention collective ne l’interdit pas)Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 11 janvier 2012, n° 10-15481 (clause de dédit-formation et rupture du contrat à l’initiative de l’employeur)Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 10 mai 2012, n° 11-10571 (clause de dédit-formation et rupture du contrat à l’initiative de l’employeur : licenciement pour faute grave)Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 5 juin 2002, n° 00-44327 (la clause ne doit pas priver le salarié de sa faculté de démissionner)Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 5 juin 2002, n° 00-44327 (validité de la clause en cas de rupture de la période d’essai)Arrêt de la Cour de Cassation, chambre sociale, du 23 octobre 2013, n° 11-26318 (le dédit-formation ne prend pas en compte les salaires)Arrêt de la Cour de cassation, chambre sociale, du 5 octobre 2016, n° 15-17127 (le montant du remboursement de doit pas englober les salaires et frais pris en charge par l’organisme de formation)